به گزارش خبرنگار فرهنگی خبرگزاری شبستان، نشست خبری طرح جام (مدیریت نظام‌مند اسناد الکترونیکی کشور ) صبح امروز یکشنبه 27 با حضور مظفر پاسدار شیرازی، معاون توسعه مدیریت و منابع سازمان اسناد و کتابخانه ملی، علی رضا انتهایی، مدیرکل پردازش منابع دیجیتال سازمان اسناد و کتابخانه ملی، علیرضا بدرلو، رییس گروه اسناد الکترونیک سازمان اسناد و کتابخانه ملی و فرزاد دادرس ، مدیر کل توسعه خدمات دیجیتال سازمان اسناد و کتابخانه ملی در اندیشگاه سازمان اسناد و کتابخانه ملی برگزار شد .
در این نشست «مظفر پاسدار شیرازی» ، معاون توسعه مدیریت و منابع سازمان اسناد و کتابخانه ملی درباره به اشتراک گذاشتن طرح جام (مدیریت نظام‌مند اسناد الکترونیکی کشور )توضیح داد: دغدغه ما نسبت به نگهداری اسناد گذشته بیشتر از امروز است، حدود 20 سال است که سامانه اتوماسیون اداری وارد دولت شده است و بخشی از مکاتبات توسط سامانه ها به گردش در می آید و مدیریت می شود و در این سال ها برنامه مشخصی برای حفاظت این اسناد الکترونیکی وجود نداشت، همان قانونی که سال 49 برای نگهداشت اسناد الکترونیک در مجلس شورای ملی تصویب شده بود را ما به عنوان پشتوانه اسناد الکترونیک می دانستیم در حالی که باید یک سری جزییات برای آن در نظر گرفته می شد که نشد. اگر دیروز پرونده فیزیکی باید ثبت می شد امروز باید در سامانه بارگزاری شود.
وی افزود: سامانه های اسناد الکترونیک منحصر به سامانه های مکاتبات اداری نمی شود. سامانه اختصاصی هر دستگاه مبتنی بر وظایف هر دستگاه امروز جایگزین مکاتبات دیروز می شود. بر همین اساس نیاز بود که برنامه جامعی تعریف کنیم و ذیل آن برنامه یک پروژه تعریف کنیم و آن را قانونی تصویب کنیم، اولین گام های پروژه در سال 96 برداشته شد و بر همین اساس استاندارد خدمات ضروری شیوه نامه اجرایی تدوین شد و در نهایت یک شیوه نامه فنی تدوین شد. یکی از زیر پروژه های این برنامه تدوین استانداردهای لازم بود و بانک رده بندی فعالیت دستگاه های اجرایی بود که به دو بخش فعالیت های عمومی و اختصاصی هر دستگاه تقسیم می شود. پیاده سازی امضای الکترونیک ذیل این برنامه است که بر عهده وزارت صمت سما هست. ما سعی کردیم این پروژه را در قالب یک زیر پروژه در شورای عالی فناوری اطلاعات به تصویب برسانیم. دستورالعمل اجرایی آن در 22 مهر ماه سال 99 به تصویب رسید و ابلاغ شد. این دستور العمل یک سری تکالیف را در اختیار دستگاه ها قرار داده است مثلا 2 وظیفه برای وزارت ارتباطات ، 4 وظیفه سازمان استخدامی، یک وظیفه سازمان اسناد و یک وظیفه سازمان صمت و 4 وظیفه و 6 وظیفه برای سازمان اسناد و کتابخانه ملی تدارک دیده شده است.
معاون توسعه مدیریت و منابع سازمان اسناد و کتابخانه ملی اظهار کرد: فرآیند مدیریت اسناد پیشا الکترونیک به این شکل بود که شما مکاتبه ای انجام می دادید مکاتبه شما وارد گردش مکاتبات می شد و بعد از آن یک بایگانی جاری را شروع می کرد و بعد از آن در یک بایگانی نیمه جاری این مکتوبه نگهداری می شد و بعد از آن وارد مرحله بایگانی راکت می شد نامه گذاری این سه مکتوب برای من امکان پذیر می شد. هر مکاتبه بسته به موضوع و دستگاه مربوطه به یک بایگانی راکت را دارد تا به گردش در می آید تا ارزشیابی شود و تنها دستگاهی که می تواند ارزشیابی کند، سازمان اسناد و کتابخانه ملی و شورای اسناد ملی است که در نهایت شورای فرا قوه ای زمان پایان هر مکتوبه کشور را اعلام می کند. همین فرایند را اگر در حوزه اسناد الکترونیک بیاوریم دست ما بازتر است برای اینکه مدیریت بهتر را انجام دهیم، اسناد فهرست نویسی می شوند و در اختیار مردم قرار می گیرد. در حوزه اسناد الکترونیک شما به محض اینکه نامه را می نویسید بخش عمده ای از اطلاعات را تفکیک و جای گذاری می کنید، و تلاش می شود سند استاندارد و مرتب سازی شده در آنجا قرار می گیرد، حتی نوع شماره گذاری سند بر اساس مصوبه شمس است یعنی کدگذاری و شماره گذاری و استانداردسازی تولید مکتوبه فرایندهای نگهداری آن را آسان سازی می کند. اگر استاندارد تولید نشود، ساماندهی آن چالش های بیشتری را به دنبال دارد.
مظفر پاسدار شیرازی تصریح کرد: در اجرای این فرایند می توانیم از ظرفیت هوش مصنوعی و بلاک چین کمک بگیریم ؛ فعال شدن زنجیره بلاک چین بر روی اسناد کمک به محفوظ ماندن سند الکترونیکی می کند.
نظر شما