طرح ملی ساماندهی پرونده‌های پرسنلی در شورای اسناد ملی ایران بررسی شد

به گزارش خبرگزاری شبستان و به نقل از روابط عمومی سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران، «جلال طاهری»، مدیرکل فراهم‌آوری و ارزشیابی اسناد سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران با اعلام این خبر گفت: پرونده‌های پرسنلی در رده اسناد مفيد و دارای ارزش محسوب می‌شوند و تا زمان دريافت مستمری توسط مستخدم یا وراث قانونی افراد، نگهداری آن‌ها ضروری است.

طاهری ادامه داد: بنابراین به‌دليل طولانی بودن عمر اين پرونده‌ها، لازم است از روش‌های صحيح تولید، تنظیم و نگهداری اسناد و مدارک استفاده شود. بر این اساس این طرح در جدیدترین جلسه شورای اسناد ملی ایران مورد بررسی قرار گرفت.

وی ادامه داد: در بررسی‌های به عمل آمده در دستگاه‌های مختلف، مشخص شد نبود دستورالعمل واحد، تكراری و زائد بودن محتويات پرونده، باعث به‌وجود آمدن پرونده‌های چند جلدی غیرضروری و فاقد اصول استاندارد شده است.

طاهری افزود: وجود نسخ تکراری احكام كارگزينی، كپی شناسنامه و مدارك تحصيلی از يک ‌سو و نگهداری مكاتبات زائد مانند كارت‌های مرخصی، مقالات، معرفی‌نامه و... از سويی ديگر، باعث شده كه دسترسی به مدارک با ارزش در این پرونده‌ها با مشكل مواجه شود.

وی تصریح کرد: از طرف دیگر بی‌نظمی پرونده‌ها؛ امکان تشخیص نبود، کمبود و یا جعلی و تکراری بودن بودن اسناد و مدارک موجود در این پرونده‌ها را با دشواری مواجه کرده است.

طاهری گفت: بنابراین پس از بررسی‌های مختلف برابر قوانین کشوری، براساس شناسنامه كارمند، نسبت به تهیه طرحی برای طبقه‌بندی موضوعات و محتويات داخل پرونده‌ها اقدام شد و در نهايت 14 موضوع اساسی كه هر قسمت آن بيانگر وضعيت داخل پرونده پرسنلی افراد است و باید مدارک و مستندات پرونده برای دسترسی آسان در همان قسمت بايگانی ‌شود؛ مشخص شد.

وی افزود: این طرح به صورت آزمایشی در مجموعه وزارت جهاد کشاورزی و سازمان‌ها و موسسات تابعه و وابسته با موفقیت اجرا و به اتمام رسیده است.

طاهری درباره هـدف و مـزايـای این طـرح گفت:  پيروی از یک روش متحدالشكل و ايجاد هماهنگی در نحوه تشكيل پرونده‌ها در اجرای بند «د» ماده 5  و بند الف ماده 6 قانون اسناد ملی ایران و همچنین اطمينان از سرعت و سهولت دسترسی به مدارک و مستندات به هنگام نياز از اهداف این طرح است.

وی خاطرنشان کرد: همچنین از دیگر اهداف دیگر می‌توان به نگهداری تمام اسناد و مدارک به‌صورت طبقه‌بندی شده در درون پرونده، تفکیک اوراق زائد و تكراری از پرونده و تعيين تكليف آنها بر اساس مجوزهای صادره شورای اسناد ملی ایران، آزادسازی فضای بايگانی‌ها و امکان استفاده مجدد از آنها و تكميل مدارک ناقص پرونده کارکنان هنگام پالايش و در نتیجه رفع مشکلات احتمالی قبل از بازنشستگی کارکنان اشاره کرد.