فهرست‌نویسی پیش از انتشار یا فیپای استان‌ها در مراکز استانی سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران انجام می شود

به گزارش خبرگزاری شبستان و به نقل از روابط عمومی سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران، «مهدی مقسومی»، مدیر کل امورحقوقی، مجلس و استان‌های سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران با اعلام این خبر در توضیح جزئیات روند صدور فیپا در مراکز استانی این سازمان گفت: سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران در 13 استان در سراسر کشور مدیریت‌های منطقه‌ای و استانی دارد.

وی ادامه داد: طرح ساماندهی شعبات منطقه‌ای کشور، بهمن‌ماه سال گذشته توسط هیات امنای سازمان به تصویب رسید و طبق مصوبه این طرح برخی از مدیریت‌های سازمان اسناد و کتابخانه ملی به عنوان مدیریت منطقه‌ای و برخی دیگر به صورت استانی فعالیت می‌کنندکه مأموریت دارند فعالیت‌های اسنادی و کتابخانه‌ای را در سطح استان و منطقه انجام دهند.

مقسومی افزود: گرچه مأموریت‌های کتابخانه‌ای در برخی شعب استانی، از این حیث که فاقد تالار مطالعه و امانت کتاب هستند، محدود‌تر است و عمده تمرکز بر بخش اسنادی است، اما شناسایی، واسپاری و پردازش منابع کتابخانه‌ای و اخیراً فیپا، جزو رسالت‌های اصلی همه مراکز به شمار می رود. در شهرهایی چون شیراز، اصفهان، تبریز و همدان که مدیریت‌های منطقه‌ای هستند و همچنین استان سیستان و بلوچستان، فعالیت‌های گسترده کتابخانه‌ای، از جمله تالارهای مطالعه و رقومی، خدمات مرجع الکترونیکی و چاپی و امانت‌دهی کتاب وجود دارد.

مدیر کل امورحقوقی، مجلس و استان‌های سازمان اسناد وکتابخانه ملی ایران اظهار داشت: طبق قانون واسپاری،موسسات انتشاراتی مکلف‌اند به ازای هر 1000 نسخه کتاب، حداقل 2 و حداکثر10 نسخه سهمیه کتابخانه ملی را تحویل وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامی دهندکه پس از آن جهت ثبت همیشگی در گنجینه کتابخانه ملی و حافظه ایران و ارائه به مراجعه‌کنندگان، به این سازمان ارسال خواهد شد.

مقسومی متذکر شد: در استان‌ها، مراکز منطقه‌ای و استانی این وظیفه را به عهده دارند و هر کتابی که در سطح استان به چاپ می‌رسد با هماهنگی ناشر، به شعبات سازمان سپرده می‌شود و در نهایت پس از انجام پردازش‌های مربوطه، به آرشیو کتابخانه ملی ایران ارسال می‌شود. در بخش پیایندها هم به همین ترتیب است، تمام نشریات استانی پس از گردآوری و پردازش به تهران تحویل داده می شود.

وی تصریح کرد: بخش دیگری از فعالیت‌های کتابخانه‌ای مراکز استانی به فهرست‌نویسی پیش از انتشار یا فیپای کتب منتشره در استان اختصاص دارد که ناشران پس از دریافت مجوز، درخواست خود را برای صدور فیپا، در  پنجره واحد نشر ثبت می‌کنند و درخواست‌های هر استان به کارشناسان فیپای استان مربوط ارجاع می‌شود و این در حالی است که پیش‌تر تنها در تهران امکان صدور فیپا فراهم بوده است.

مقسومی با اشاره به راه اندازی شبکه کتابخانه‌های کشورگفت: به تازگی شبکه‌ای راه‌اندازی شده که تمام کتابخانه‌های کشور می‌توانند به این شبکه بپیوندند.  هم‌اکنون شمار زیادی از کتابخانه‌ها در آن عضو شده‌ و اطلاعات منبع‌شناسی خود را به اشتراک گذاشته‌اند. در سامانه مذکور، پژوهشگر کتاب مورد نظر را جستجو می‌کند و شبکه با توجه به موقعیت جغرافیایی انتخابی لیستی از کتابخانه‌ها را در اختیار متقاضی قرار می‌دهد که فرد می‌تواند نزدیکترین کتابخانه به محل سکونت را انتخاب و کتاب مورد نظر را پیدا کند. دفاتر استانی به تازگی در این بخش فعال شده‌اند و با کتابخانه های عمومی، تخصصی و کتابخانه‌های دستگاه‌های دولتی، جهت اتصال آن‌ها به این شبکه، وارد مذاکره شده‌اند.

مدیر کل امورحقوقی، مجلس و استان‌ها در توضیح تفاوت فعالیت‌های دفاتر استانی و منطقه‌ای گفت: بر اساس طرح تحول مدیریت‌های منطقه‌ای که به منظور چابک‌سازی و کوچک‌سازی، سال گذشته توسط هیات امنای سازمان به تصویب رسید؛ مقرر شد استان هایی که شعبه مستقل ندارند به صورت منطقه‌ای اداره شوند. مدیریت‌های منطقه‌ای موظف هستند به استان‌های همجوار خود خدمت‌رسانی کنند. در واقع برای تمرکز‌زدایی از تهران برخی از فعالیت‌ها در استان‌ها و مناطق متمرکز شده‌اند.

وی در ادامه صحبت‌های خود، درباره فعالیت‌های شعبه منطقه‌ای شیراز گفت: شیراز یکی از شعب منطقه‌ای سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران است که وظیفه خدمت‌رسانی به استان های همجوار را دارد. در این دفتر منطقه ای قرار است طرح ملی آرشیو هنر راه‌اندازی شود که در این طرح آرشیو ملی «هفت هنر» در مرکز شیراز احداث شده است و یکی از دلایل انتخاب شیراز برای میزبانی این آرشیو این است که بخش مهمی از تاریخ و تمدن ایرانی در این شهر قرار دارد.گردآوری آثار در این بخش به صورت خرید، امانی و اهدایی انجام شده است و با رفع مسائل زیرساختی و فنی تلاش این است که در بهمن‌ماه سال جاری افتتاح شود.

مقسومی درباره فعالیت های اسنادی سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران در مراکز استانی گفت: کارشناسان رابط و ناظر امور اسناد در مراکز استانی، به منظور مدیریت و نظارت بر اسناد ملی کشور در استان‌ها، اسناد و بایگانی‌های دستگاه‌های دولتی و وابسته به دولت  را از نظر استانداردهای مربوطه نظارت و بررسی و مشاوره‌های لازم را درخصوص ساماندهی آن‌ها ارائه می‌کنند و ضمن ارزشیابی اسناد راکد، آن بخش از اسناد قابل ارزش نگهداری را به آرشیو‌های استانی یا منطقه‌ای منتقل می‌کنند. بنابراین تمامی شعب استانی و منطقه ای ما بدون استثنا دارای آرشیو هستند و اسناد براساس اصول استاندارد و با نظارت کامل در این آرشیوها نگهداری می‌شود.

مدیرکل امورحقوقی، مجلس و استان‌های سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران تصریح کرد: پس از گردآوری اسناد، تنظیم و توصیف آن‌ها و ارائه به جامعه پژوهشی کشور در دستور کار قرار می‌گیرد. به این ترتیب که تمامی اسناد موجود در آرشیو استان‌ها فهرست‌نویسی و اطلاعات در نرم‌افزار جامع رسا وارد می شود و در نهایت پس از  اسکن در کتابخانه دیجیتال سازمان بارگذاری می شود و براساس مجوزهای دسترسی مصوب در اختیار پژوهشگران در سراسر کشور قرار می‌گیرد. این دسترسی حتی برای برخی افراد که عضو کتابخانه هم نیستند و نیاز مطالعاتی آنها در حوزه اسناد است نیز فراهم شده و می‌توانند از طریق ایجادیک حساب کاربری از اسناد موجود در سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران استفاده کنند.