خبرگزاری شبستان، با توجه به گسترش روزافزون ابزارها و تفکر دیجیتال در زندگی و کار افراد جامعه، روابط عمومی‌ها هم به عنوان نهادهای اطلاع‌رسانی باید برای بهبود کارکردشان از این شیوه‌های نوین استفاده کنند. روابط عمومی الکترونیک فعالیتی است که با استفاده از تکنولوژی‌های نوین اطلاعاتی و ارتباطاتی، سعی دارد اثربخشی فعالیتهاي روابط عمومي را در رابطه با اهداف سازمان و به ویژه جلب رضایت ذی‌نفعان به حداکثر برساند. محمد سعادتی‌پور، مدیر روابط عمومی و امور بین‌الملل شرکت سهامی نمایشگاههای بین‌المللی در گفتگویی به بررسی این موضوع پرداخته است. متن این گفتگو را در زیر می خوانید:
روابط عمومی الکترونیک از نگاه شما چه تعریف و مشخصاتی دارد؟
روابط عمومي الكترونيك نحوه به‌كارگيري فن‌آوري‌هاي جديد ارتباطي و شيوه هاي نوين اطلاع رساني در جهت ارائه خدمات منطبق بر خواسته هاي مخاطبان به طور لحظه اي (online) به منظور تحقق اهداف روابط عمومي است .روابط عمومی الکترونیک فعالیتی است که با استفاده از تکنولوژی‌های نوین اطلاعاتی و ارتباطاتی، سعی دارد اثربخشی فعالیتهاي روابط عمومي را در رابطه با اهداف سازمان و به ویژه جلب رضایت ذی‌نفعان به حداکثر برساند.
چه تفاوت‌هایی میان روابط عمومی سنتی و آنلاین وجود دارد؟
روابط عمومی الکترونیک در مقایسه با روابط عمومی سنتی از نظر هدف و نقش و جایگاه در سازمان، تغییری نکرده ولی از توانمندی به مراتب بالاتری از حیث افزايش بهره‌وري و كارآيي و ارتباط مناسب‌تر بين سازمان و مخاطبان آن برخوردار است. يكي از مزيت هاي اصلي روابط عمومي الكترونيك، تعاملي بودن آن است. كارگزاران روابط عمومي مي توانند از طريق تريبون هاي آزاد فهرست پستي با همكاران خود در سراسر جهان تعامل داشته باشند و اينترنت اين تعامل را آسان تر كرده است. در فرم سنتي روابط عمومي، انتقال اطلاعات به طور ناقص صورت مي‌گيرد و هزينه هاي زيادي صرف اشتباهات مي شود. به اعتقاد دكتر مارلو، اين اشتباهات و افزايش هزينه ها سبب شده تا كارگزاران روابط عمومي به استفاده از خدمات فناوري اطلاعات به ويژه روابط عمومي الكترونيك گرايش بيشتري پيدا كنند.
در شکل سنتي روابط عمومي، کار شما براي راهنمايي مراجعان شامل تهيه بروشور به صورت مکتوب، نصب تابلوي راهنماي طبقات و مواردي از اين قبيل بود. فرض كنيد بسياري از سازمان هاي رسمي كشور داراي ساختمان هاي متعددي است و شما براي انجام كارتان نياز داريد به هر ساختماني و يا آدرسهاي متفاوتي مراجعه كنيد. از تهيه مدارک مورد نياز گرفته تا دانستن محل مراجعه از جمله اطلاعاتي است كه اصولاً روابط عمومي هاي سازمان بايد آنها را تهيه كرده و در قالب بروشوري به مراجعه كنندگان بدهند و يا در اختيار متصديان مربوطه بگذارند، اما در شكل جديد روابط عمومي با توجه به خدماتي كه ارائه مي دهد و نيازهايي كه مخاطبان با آن روبرو هستند، مي تواند جهت گسترش فعاليت هاي خود و كاهش ترافيك كاري به كاربران كه از طريق اينترنت به آنها متصل مي شوند، پيشنهاد استفاده از اطلاعات درج شده در سايت را بدهد. در جاهايي كه دسترسي به اينترنت ممكن نیست، از طريق برنامه نويسي و تهيه سی دی، درج كامل قوانين و مقررات ، مدارك مورد نياز، آشناكردن كاربرها با بخش هاي مختلف سازمان، ارائه اخبار داخلي و مجلات و ... مي تواند از موارد و اطلاعاتي باشد كه روابط عمومي ها در اختيار مخاطبانشان قرار دهند. از همه مهم تر امکان دسترسي يکسان مردم به بالاترين مقام آن سازمان نيز در ارتباط مستقيم‌شان ا زطريق پست الکترونيک مهيا شده است.
ارتباط روابط عمومی الکترونیک با رسانه‌ها و اهالی مطبوعات و روزنامه‌نگاران چگونه است؟
روابط عمومي الكترونيك، رابطه موجود بين متخصصان روابط عمومي و روزنامه نگاران را تغيير داده و اين امر نشانگر اين است كه روابط عمومي از پوسته يك شغل رابطه‌اي صرف خارج خواهد شد و به جايگاه شايسته و بايسته خود دست مي يابد. روابط عمومي الكترونيك يك چرخه خبري 24 ساعته به وجود آورده است، يعني مخاطبان سازمان شما در هر زمان و مكان كه اراده كنند مي توانند به مطالب مورد دلخواه خود دست پيدا كنند. روابط عمومي الكترونيك محدوديت هاي موجود را از بين برده و شما با تك تك مخاطبان در ارتباط هستيد.
مزیت‌های روابط عمومی الکترونیک را فهرست‌وار بیان کنید.
تعامل دو سویه با مخاطبان با استفاده از فناوري هاي نوين اطلاعات و ارتباطات در روابط عمومی ها
خارج شدن سازمانها از قید و بند محدودیت‌های زمانی و مکانی در برقراری ارتباط با مخاطبان
صرفه جویی در زمان و ساعات کار در ادارات
دسترسی مستقیم به اطلاعات و خدمات دولتی
کاهش هزينه ها، تقويت کارآمدي مديریت، افزايش رضايتمندي از خدمات و انجام سريعتر امور
روابط عمومی الکترونیک در سازمانها چه ضرورتی دارد؟
الف: روابط عمومي‌ها را موظف می کند هميشه خود را به روز نگه داشته و از جديدترين ابزار و تكنولوژي‌ها در انجام وظايفشان استفاده كنند
ب: موجب توسعه طرح هاي موجود در سازمان و فعالیتهای روابط عمومي می شود.
ج: روابط عمومي الكترونيك، رابطه موجود بين متخصصان روابط عمومي و روزنامه نگاران را تغيير داده و آن را بهبود می بخشد.
د: سازمانها را مقید می کند تا با بهره‌گيري از تكنولوژيهاي نوين، ظرفيت‌هاي جديد ارتباطي و اطلاع‌رساني خود را تسريع کنند.
موانع موجود در شکل گیری روابط عمومی الکترونیک در سازمانها چیست؟
فراهم نبودن زيرساخت‌ها و امكانات شبكه‌اي و مخابراتي در روابط عمومی ها
نبود سواد كامپيوتري كاربران دیجیتال ازجمله كارشناسان روابط عمومي و عدم تسلط بر زبان انگليسي به عنوان زبان جهاني برای استفاده بهینه از امكانات ابزار ديجيتال و تكنولوژيهاي نو
نبود بینش و اطلاعات وسیع رسانه ای در برخی مدیران روابط عمومی که منجر به کند شدن حرکت روابط عمومی الکترونیک در سازمانها می شود.
نامناسب بودن جایگاه روابط عمومی‌ها در سازمانها و عدم باور مدیران برای توسعه فنی و علمی این واحد برای بکارگیری مدیران و کارشناسان متخصص در این حوزه
عدم بهره‌مندي از بودجه مناسب و از همه مهمتر نبود نيروي انساني متخصص و آموزش ديده
عدم آموزش های لازم از سوی متولیان امر، به کارگزاران این رشته در سازمانها
لطفا درباره شرایط مديريت روابط عمومی الکترونيکی توضیح بدهید.
فناوريهای نوين ارتباطی زندگی بشر را در تمام ابعاد متحول ساخته است. همگام با تحولات فناوری اصول و شاخص های اقتصادی و اطلاع رسانی در دنيا دچار تغييرات ماهيتی شده و در نتيجه هويت های فردی در عرصه جهانی شکل پيدا می کنند. هر فردی می تواند در قالب يک سازمان مجازی به کار و فعاليت بپردازد و در نتيجه بايد با اصول و فناوری های کار در دنيای امروز به خوبی آشنا باشد. صحبت از جامعه اطلاعاتی است؛ جامعه ای كه زندگی در آن مبتنی و وابسته به فناوريهای ارتباطی نوين از قبيل اينترنت است. لذا تمامی افراد، سازمانها و دولت‌ها بايد تلاش کنند تا خود را برای حضور موثر در جامعه اطلاعاتی مهيا سازند. روابط عمومی ها به عنوان بازيگران اصلی عرصه اطلاع رسانی بايد با مجهز شدن به فناوری های روز بتوانند خود را با تحولات روز منطبق و هماهنگ کنند.
برای شکل‌گيری یک روابط عمومی ديجيتال درست و اصولی، بايد چه نكاتی را در نظر گرفت؟
جواب این سوال را باید در چند بخش مجزا توضیح داد:
· رهبر سازمان كه در راس هرم قرار دارد می تواند با انديشيدن تدابير لازم و حمايت از طرح‌های پيشنهادی , روابط عمومي‌ها را بری رسيدن به اهداف خود ياری رساند .
· ايجاد بينش سازمانی در بين مديران در خصوص ضرورت جهت‌گيری فعاليت‌ها و برنامه‌های روابط‌عمومی به سمت الکترونيکی شدن يک ضرورت به شمار می رود .
· تعهد به تامين و پشتيبانی منابع و امكانات مورد نياز روابط عمومي‌ها از سوی مسئولان ، حمايت واقعی از تغيير روابط عمومی از سنتی به الكترونيكی و ديجيتالی ، آمادگی بافت‌سازمانی برای تحولات و ايجاد اميد به عدم خطر افتادن آن ها و حرکت بر اساس يک راهبرد بلند مدت و هدفمند ، از جمله شرايطی است که بايد برای توسعه روابط عمومی الکترونيک فراهم گردد .
روابط عمومی الکترونیک چه تاثیری در مديريت بهتر اطلاع رسانی در سازمانها دارد؟
همان‌طور که از تعاريف سنتی روابط عمومی بر می آيد اين بخش به عنوان گلوگاه تبادل اطلاعات داخل و خارج سازمان است. روزانه حجم زيادی از تماس های تلفنی، نامه های اداری و حضور مستقيم مخاطبان، مشتريان و کارکنان سازمان در اين بخش برای دريافت يا توزيع اطلاعات صورت می گيرد. از سوی ديگر نياز به سرعت عمل در دريافت و توزيع اخبار و اطلاعات بين کارمندان و مخاطبان سازمان باعث پيچيدگی بيشتر فرآيند های کاری می شود. در اين شرايط همگام کردن روابط عمومی ها با سرعت بالای توليد اطلاعات برای فعاليت بهينه روابط عمومی به عنوان يک ضرورت احساس می شود. بنابراين سازمان ها با استفاده از عنصر فناوری روح تازه ی را در کالبد روابط عمومی می دمند و از اين طريق مديريت بهتری بر روند اطلاع رسانی در سازمان خواهند داشت.
مسیرها و جهت های کاری روابط عمومی الکترونیک چگونه تعریف می‌شود؟
می توان چهار جهت کاری عمده برای بخش روابط عمومی الکترونيک در سازمان تعريف کرد:
1- تهيه و توزيع هدف دار پيام های سازمان با استفاده از ابزارهای تکنولوژيک همچون تلفن گويا ، سايت های اينترنتی ، پست الکترونيک ، سرويس های پيام کوتاه و ...
2- برنامه ريزی برای اتخاذ روش های مقرون به صرفه در حوزه اطلاع رسانی سازمان
3- تبديل شدن به برگ برنده مديران سازمان برای پيشبرد اهداف و رسالت ها
4- بالا بردن تعامل کاری و ارتباطی بين نيروهای سازمان و مشتريان با سازمان
در شرایط فعلی، جایگاه روابط عمومی الکترونیک در کشور را چطور ارزیابی می‌کنید؟
با توجه به وضعیت موجود زیرساخت های فناوری اطلاعات در ایران و کیفیت کارکرد روابط عمومی ها از نظر فعالیت های الکترونیکي و اینترنتی، در میان همه اشکال روابط عمومی مدرن، کشور در حال حاضر در مرحله روابط عمومی دیجیتال قرار دارد. بخشي از دلايل ضعف در استفاده از فناوري هاي نوين در روابط عمومي هاي نهادهاي دولتي، به وضعيت عمومي فناوري هاي نوين مانند پهناي باند پايين، ضريب نفوذ اندک تلفن همراه در کشور، نبود نسل هاي جديد تلفن همراه و پايين بودن دانش عمومي استفاده از فناوري هاي نوين مربوط مي شود. از ديگر دلايل ضعف روابط عمومي الکترونيک درکشور مي توان به نبود نيروي انساني کافي در نهادها و آموزش نديدن کارکنان متناسب با رشد فناوري هاي جديد اشاره کرد.
اکنون ضريب نفوذ اينترنت در کشور 43 درصد و ضريب نفوذ تلفن همراه 75 درصد اعلام شده و اين آمار حاکي از اين واقعيت است که مردم زمينه لازم را براي دريافت سرويس ها و خدمات الکترونيکي دارند.
تا کنون چه اقداماتی در جهت گذر از روابط عمومی سنتی به نوین انجام داده‌اید؟
روابط عمومی و امور بین الملل شرکت سهامی نمایشگاههای بین المللی ایران نیز در عصر اطلاعات موظف به همگونی و همسانی با فرآیند اطلاعات در جهت نو شدن است که با ایجاد و گسترش زیر بناهای ارتباطی، ایجاد شبکه های اطلاعاتی و جذب نیروهای متخصص، این امکان را فراهم آورده و در این زمینه گام های مهمی برداشته است. به گفته محمد سعادتی پور، مدیر روابط عمومی و امور بین الملل شرکت سهامی نمایشگاه ها،در دنیایی که همه چیز آن به سرعت کهنه می‌شود و با اطلاعات تازه‌تر، همه چیز هر لحظه نو می‌شود، روابط عمومی باید از عملکرد و شکل اولیه و سنتی خارج شود و ضرورت‌های زمانه‌ای را که در آن زندگی می‌کند، درک کند. ما نیز اقدامات زیادی را دربرای رسیدن به روابط عمومی الکترونیک انجام داده ایم که اهم آنها از این قرار است:
1) اطلاع رسانی عمومی در مورد اهداف، برنامه ها، اقدامات و عملکرد سازمان
الف- جمع آوري اطلاعات و اخبار مربوط به فعالیتها ی شرکت سهامی با هدف اطلاع رسانی به شیوه هاي مختلف از طریق:
- شرکت در جلسات مهم داخلی و خارجی
- ارتباط مستمر با مسئولان
- دریافت گزارش فعالیت ها،طرحها و برنامه هاي واحدهاي مختلف
- جمع آوري هرگونه اخبار و اطلاعات مورد نیاز به روش هاي تلفنی،شفاهی،مکاتبه اي
- ارتباط مستقیم با جراید،خبرگزاريها و رسانه ها
ب- انعکاس فعالیتها، برنامه ها و طرح هاي سازمان به مردم، دولت، نهادها وسازمان هـاي داخـل و خـارج از کشـور از طریق:
-انتشار نشریه هاي ادواري و غیر ادواري
-تهیه عکس،اسلاید،فیلم،تیزر تبلیغاتی،آگهی هاي صوتی و تصویري
-ایجاد سایت اینترنتی
-برپایی نمایشگاهها و همایش هاي اطلاع رسانی
- سخنگویی سازمان
- تهیه بیانیه ها و اطلاعیه هاي سازمان و هماهنگی انتشار آنها در رسانه ها
2- پل ارتباطی سازمان با جامعه
بررسی دیدگاهها و سنجش افکار عمومی مردم در قالب طرح هاي علمی و ارائه نتایج حاصل از آن به مسـئولین بـا هدف اتخاذ تصمیم مناسب
-پیگیري انجام به موقع وعده هاي مسئولان سازمان به منظور انعکاس نتایج حاصل
-فراهم آوردن امکان ارتباط متقابل میان مردم و مسئولان سازمان از طریق ملاقات عمومی،مصـاحبه بـارسـانه هـا، برپایی سخنرانیها،ترتیب سفرها،بازدیدها و ملاقات ها
3- توسعه روابط داخلی مدیران وکارکنان خدمات فرهنگی
جلب مشارکت بین کارکنان و مسئولان سازمان در واحدهاي تحت پوشش استانها از طریق برقراري جلسات
داخلی و ایجاد نظام پیشنهادها و انتقادها و انعکاس آن به مسئولان
-اجرا و ارائه خدمات و برنامه هاي فرهنگی،تبلیغی و هنري در قالب هاي گوناگون به کارکنان
-انجام فعالیتهاي انتشاراتی در داخل سازمان با هدف بسط و گسترش ارتباطات داخلی بین کارکنان و مسئولین
4- خدمات فرهنگی
- تهیه کتب،نشریات،نوارهاي صوتی و تصویري، لوح هاي فشرده و نرم افزارهاي رایانه اي و دیگر اطلاعات،اسـناد و مدارك مورد نیاز،ایجاد کتابخانه و آرشیوي از منابع اطلاعاتی،مطبوعاتی،سـمعی و بصـري و رایانـه اي مرجـع در ارتباط با فعالیت هاي سازمان و امور تخصصی روابط عمومی بـه منظـور کاربردهـاي ارتبـاطی و اسـتفاده کارکنـان سازمان
5- سخنگو و نماینده سازمان در مجامع و رسانه ها
بررسی مطالب منتشره در مطبوعات، رادیو و تلویزیون و مجامع عمـومی در ارتبـاط بـا فعالیتهـاي مسـتقیم و غیـر مستقیم سازمان به منظور اطلاع رسانی و در صورت لزوم پاسخگویی
- برقراري ارتباط با روابط عمومی سازمان هاي دیگر و نهادهاي دولتی،حسب ضرورت از طریـق بـه کـارگیري ابـزار ارتباطی مناسب
- حضور درمراکز قانون گذاري و سیاست گذاري در سطوح ملی و ارتبـاط بـا نماینـدگان مـردم و سیاسـتگـذاران پیرامون وظایف و عملکرد سازمان
6- تشریفات
مشارکت و برنامه ریزي جهت برگذاري سیمینارها،کنفرانسهـا، نمایشـگاه هـا و کمیتـه هـاي بازرگـانی، صـنعتی، تبلیغاتی، فرهنگی، هنري و فنی سازمان
7- آموزش
آموزش همگانی،روابط عمومی باید طرحها،برنامهها و دستاورد هاي جدید خود را به مخاطبـان
آمـوزش دهـد تـا شرایط استفاده عموم از خدمات سازمان فراهم شود
- آموزش کارکنان،روابط عمومی همچنین می بایست ضمن هماهنگی با مراکز آموزشـی داخـل و خـارج از سـازمان نسبت به آموزشهاي تخصصی کارکنان خود از جمله آموزش مشتري مداري اقدام نماید
8- تبلیغات
9- مدیریت موثر بر روابط عمومی و ایجاد هماهنگی بین واحدهاي سازمان
نظر شما